Kamis, 17 Juli 2014

BAHASA INDONESIA KELAS 7

Menulis Surat Dinas

Kompetensi


Menulis surat dinas berkenaan dengan kegiatan sekolah
Indikator:
  • Mampu mendaftar butir-butir isi surat yang akan ditulis.
  • Mampu menuliskan  butir-butir isi surat resmi mengikuti format dan cara penulisan yang berlaku (sistematika penulisan dan bahasa yang baku).

Materi



Macam - Macam Surat


Sebelum Anda mengenal surat dinas lebih jauh, mari kita mengenal macam-macam surat terlebih dahulu!

a.
b.
c.

Tahukah Anda, apakan nama alat komunikasi yang ditampilkan di atas?
Ya, betul.
     Alat komunikasi tersebut dinamakan surat. Pasti Anda pernah berkirim surat kepada orang lain, entah itu kepada teman, orang tua, atau kepada guru Anda di sekolah.
     Pada zaman dahulu surat merupakan alat komunikasi yang sangat efektif untuk menyampaikan berita atau informasi. Biasanya seseorang mengirim surat melalui jasa pos dengan menggunakan amplop dan membubuhkan perangko yang sesuai.
     Namun, zaman sekarang kita dapat mengirimkan berita atau informasi lebih efektif dengan menggunakan media yang lain, seperti faksimili, SMS (Short Message Service), dan e-mail (elektronik mail). Supaya Anda lebih memahami hal-hal yang berhubungan dengan surat, bacalah uraian berikut ini!             
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.
     Dalam mencari teman, seseorang memiliki kriteria tertentu yang dapat dijadikan sebagai patokan. Nah! Seperti itu pula dalam membuat sebuah surat.  Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di  bawah ini, yaitu    
  1. Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika.
  2. Menarik, padat, dan jelas.
  3. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.
Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:
  1. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi surat menggambarkan citra penulis.
  2. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
  3. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
  4. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
  5. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.
Sekarang Anda sudah mengetahui fungsi surat. Seperti halnya manusia yang memiliki jenis kelamin laki-laki dan perempuan, surat pun memiliki beberapa jenis, yaitu:
1. Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan juga maupun kepada organisasi/lembaga.
2. Surat Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah.
3. Surat Dagang/NiagaAlat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan dengan kegiatan dagang.
Nah, bisakah Anda menentukan apa nama jenis surat pada contoh (a), (b), dan (c) pada awal tampilan?

Macam - Macam Surat Dinas


     Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang  yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga  surat jabatan.
     Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.
     Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.
Syarat sebuah surat dinas:
  1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu  tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya,
  2. isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
  3. bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami,  simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
  4. harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.
          Jenis surat dinas seperti surat undangan rapat, surat edaran, surat permohonan, surat penolakan,
surat tugas, surat perintah, surat pemberitahuan, dan surat panggilan.        
          

a. Surat Undangan Rapat Dinas 
b. Surat Permohonan  
c. Surat Edaran  

Membandingkan Surat Dinas dan Surat Pribadi


Coba perhatikan kedua surat di bawah ini!

Surat Pribadi

Surat Dinas

Anda sudah mengetahui bahwa surat dinas disebut juga surat resmi yang berhubungan dengan instansi pemerintah, sedangkan surat pribadi dikirimkan oleh seseorang sebagai individu dan tidak mewakili sebuah instansi. Berikut ini adalah persamaan dan perbedaan surat dinas dengan surat pribadi!
Persamaan surat dinas dan surat pribadi
  • Memiliki sistematika surat
  • terdapat tanggal surat, perihal, dan alamat yang dituju
  • ada alinea pembuka, isi, dan penutup
  • ada yang menandatangani atau yang bertanggung jawab
Perbedaan surat dinas dan surat pribadi
Bagian/Isi
Surat Dinas
Surat Pribadi
- Kepala/kop surat
- Tanggal surat ditulis dengan nama kota tempat surat tersebut dibuat
- Salam pembuka dan salam penutup
- Mencantumkan Nomor Induk Pegawai
- Tidak terdapat tembusan
- Bahasa yang digunakan formal
- Menggunakan kata ganti “saya”
v
-
- / v
v
-
v
-
-
v
v
-
v
-
v

Sistematika Surat


Anda telah mengetahui bahwa surat dinas berbeda dengan surat pribadi. Salah satu perbedaannya terletak pada sistematika surat. Berikut ini adalah sistematika surat dinas dan contoh surat dinas serta sistematikanya.
  1. kepala surat
  2. tanggal surat
  3. nomor surat
  4. lampiran
  5. hal/perihal
  6. alamat yang dituju
  7. alinea pembuka
  8. alinea isi
  9. alinea penutup
  10. identitas penulis surat
  11. pengesahan pihak berwenang
  12. tembusan
Perhatikan contoh surat dinas berikut!

 Cara Penulisan Sistematika Surat Dinas
1. Kepala Surat
Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap mencakup tanggal, bulan, dan tahun.
3. Nomor Surat
Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan  nama instansi/organisasi, bulan, dan tahun.
4. Lampiran
Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak memiliki lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis.
5. Hal
Hal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran.  Penulisan hal tidak disingkat karena bukan singkatan.
6. Alamat yang dituju
Alamat surat memakai singkatan Yth. tidak perlu lagi memakai kata Kepada karena merupakan sapaan tertulis terhadap orang yang dituju.  Selain itu, setiap bagian alamat surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.
7. Alinea pembuka
Alinea pembuka biasanya didahului dengan salam pembuka, seperti dengan hormat atau assalamu ‘alaikum wr. wb. Alinea pembuka diakhiri dengan tanda koma. Untuk alinea pembuka, disesuaikan dengan  isi atau hal surat
8. Alinea isi
Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif, bahasanya lugas, dan tidak bertele-tele.
9. Alinea penutup
Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si penerima surat dengan ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup yang disesuaikan dengan salam pembuka.
10. Identitas penulis surat
Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim surat. Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor Induk Pegawai (NIP).
11. Pengesahan pejabat berwenang
Pengesahan ini berisi tanda tangan penanggung jawab surat dan cap instansi/organisasi.  
12. Tembusan
Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada  nama yang tertera  di sana agar nama tersebut mengetahui  perihal surat tersebut.

Latihan


Perhatikan contoh surat berikut ini untuk menjawab soal-soal latihan!

Untuk menjawab latihan ini, pilih jawaban a, b, atau c yang Anda anggap benar.
1.  Dilihat dari sistematiknya, termasuk dalam surat apakah surat di atas?
     a.  Surat Pribadi
     b.  Surat Dinas
     c.  Surat Niaga

2.  Bagian surat manakah yang seharunya tidak perlu dicantumkan?
     a.  lampiran
     b.  alamat yang dituju
     c.  tembusan

3.  Penulisan bagian surat manakah yang salah pada contoh surat di atas?
     a.  kepala surat
     b.  lampiran
     c.  tanggal surat

4.  Manakah penulisan tanggal surat yang tepat untuk surat dinas di atas?
     a.  Jakarta, 15 April 2006
     b.  15/4/2006
     c.  15 April 2006

5.  Bagian-bagian surat dinas yang tidak perlu dicantumkan dalam surat pribadi yaitu .....
     a.  kop surat, nomor, lampiran, dan tembusan
     b.  kop surat, nomor, lampiran, dan hal
     c.  kop surat, nomor, lampiran, hal, dan tembusan


sumber : http://sumberbelajar.belajar.kemdikbud.go.id/

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Jangan Lupa Komennya, Ya ..??